【解決】上手く説明できないと悩んでいませんか？｜報連相が意外なヒントに！

説明が下手だと悩んでいる人、意外に多いのではないでしょうか。
上司や同僚に、自分では正しく伝えているつもりなのに、
「結局、何が言いたいの」「要点は何なの」「話が長い」「要領を得ない」
なぜわかってくれないのだろう、、
きちんとつたえているつもりなのに、、
悲しいやら腹立たしいやら、何とも言えない気持ちになります。
人格すら否定されているように感じてしまいます。

何が言いたいの？

どこがいけなのか、自分ではわからないものです。
しかし、ビジネスでは、正しく伝えることは、必要不可欠です。
この5つに注意すれば伝わります。意外に簡単なことばかりです。

その1：一文が長い

１文が長い説明は、係り受けが複雑になり、誤解を招きやすくなります。
聞いている方も理解しずらくなります。

「週末に予定されいる出張についてですが、台風が近づいてきていることもあり、もし交通機関に影響が出た場合は、来週に延期せざるを得ないと思いますので、その際には前日の午後３時までにメールで関係者に連絡を考えていますが、この対応でよろしいでしょうか。」

これでは伝わりません！

「週末に予定されいる出張についての相談があります。」
「台風の接近で交通機関に影響が出た場合は、来週に延期したいと思います。」
「その際には、前日の午後３時までにメールで関係者に連絡を考えています。」
「この対応でよろしいでしょうか。」

（短く：エレベータトーク）

短い文+短い文、これで説明すると、わかりやすくなります。

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その2：最初に目的を言っていない

最初に目的を伝えると、更にわかりやすくなります。
相談なのか、連絡なのか、報告なのかを、最初に伝えてください。

「週末に予定されいる会議について、報告があります。」
「週末に予定されいる会議について、連絡があります。」
「週末に予定されいる会議について、相談があります。」

聞いている人は、対応する心の準備ができます。

（目的は何？）

その3：結論から話していない

起承転結で、物語のように話さず、結論から話してください。
営業スタッフに、お客様へのアプローチ状況を聞いたときです。

「それが相手の方がお忙しくて、何度も頑張ってアプローチしたのですが、中々アポイント取れませんでした。何度も頑張って連絡すると、こちらの誠意が伝わったのか、ようやくアポイントが取れ、〇月〇日に訪問しました。残念なことに、短い時間しかいただけなくて、それでも何とかお伝えしようと思い、一生懸命説明しましたが、やはり時間が不足してしまい、再訪問して説明することになりました。私としては、ある程度はご理解ただいたと思うのですが、再訪問時には、どのように説明すべきなのかを検討しています。」

（結論は何？）

これでは伝わりません！
結論から話してください。

「〇月〇日に訪問しました。」
「15分と短い時間でしたので、〇〇までを説明しました。」
「しかし、興味を持っていただいたき、来週、再訪問になりました。」
「そこで、再訪問でのアプローチ方法を相談させてください。」

これで良いのです。上司は、確認します。

「なぜ、そんな短い時間だったのか？」
「どこまで説明できたのか？」
「君の感触はどうか？」
「次回の訪問は、どのように準備しているか？」

それに応えればよいのです。

その4：事実を伝えていない

客観的な事実を伝えてください。
自分の意見、判断、感想が混在していると、事実が正確に伝わりません。
これは、意外に多くの方がやってしまっています（汗）。

「当社の提案を説明した所、提案内容には、ご満足いただけたと思うのですが、
価格的に高いので、厳しいと思っているようでした。」

これでは伝わりません！

これでは、わかりません。
なぜ、満足いただけたのか？
なぜ、価格的に厳しいと思っているのか？

［実は、事実はこうでした］

• 60分間の時間をいただき説明した。
• 提案内容は、他社よりも〇〇の点が優れていると言われた。
• しかし、他社の提示した価格と比べ、少々高いと言われた。

厳しいとは、言っていません。
厳しいは、営業スタッフの意見、判断、感想です。
今後のアプローチ次第では、成約に持ち込むことができ可能性があります。
事実を正確に伝えることは、むずかしくありません。
ありのままに、伝えればよいだけです。
自分の意見、判断、感想は、事実を伝えた後で話してください。

その5：むずかしい言い回し、あいまいな表現をしている

大人になると、無理にむずかしい言い回しをしがちです。
普通に、話してください。
いかにして、ではなく、どうやって
かつては、ではなくて、以前
故に、ではなく、だから
普通の言葉でいいのです。

あいまいな言い方は、しないでください。

（むずかしい言い回し）

可及的に速やかに、出来るだけ早急に、、、
具体的に、いつまでですか？
善処する、鋭意努力する、前向きに検討したい、誠心誠意、、、
具体的に、何をどうするのですか？

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