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スッと頭に入ってくる文章を書く3つのコツ|テクニカルライティング~その7~

スッと頭に入ってくる文章を書く3つのコツを紹介します。

スッと頭に入ってこない文章を書いているとどうなるでしょうか?
内容が良い企画書であっても、下手をすると真剣に読んでもらえません。
勿体ないと思いせんか?

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時間に追われるビジネスシーンです。
ビジネス文書は、小説や学術書ではありません。
じっくり時間をかけて読まなければ頭に入ってこない文章は失格です。
メールでもそうです。

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その1(超重要)文章が長い!

これは別記事で紹介したとおりです

  • 1文の長さは、40~50文字以内(1つの段落は5文まで)
  • 主語と述語を対応
  • 一文一義
  • 箇条書きを正しく使う
  • 文字壁は最悪

    最悪なのは、用紙に文字がびっしり埋まっている文書です。
    スッと頭に入るどころか、見ただけで読む気が失せます。
    文字の壁は読む気を遮る壁です。
    高学歴で教養のある人が、やってしまいがちです。
    これが上司だったりすると読まざるを得ません。
    しかし、迷惑な話です。<笑>

    f:id:openup21:20220219152851j:plain(読む気がしない、、、)

 

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f:id:openup21:20220415133243j:plain(スッキリ)

その2:接続詞「が」

「が」には、順接と逆説の意味があります。

  • 本日は小雨ですが、予定通り運動会を行います。
  • 運動会が行われましたが、そこで私は開会の宣言をしました。

接続詞「が」は使用しない方がよいと思います。

今年は景気がよくありませんでしたが、売上は目標を達成しました。

「が」を使用せずに、

今年は景気がよくありませんでした。しかし、売上は目標を達成しました。

今年は景気がよくなかったものの、売上は目標を達成しました。

その3:見出しがない

本を読むとき、目次やタイトルを見ると何が書かれているか、
どんな流れで書かれているかがわかります。
見出しは情報を伝えるときに大切です。

相手に何をして欲しいのかを一目でわかってもらえるように、
【相談】【連絡】【依頼】【御礼】など、文書の目的をタイトルに書いてください。

【連絡】営業会議の開催日時
【依頼】営業報告書の提出期限

【営業会議について】という書き方をよく見ます。
しかし、これは具体的ではないので注意してください。

f:id:openup21:20220311102323j:plain(わからない、、、)

これはメールでも、すぐに実行できます。
そして、意外に効果的です。

おわりに

[その1~その7]を実行するだけで、文書が見違えるようになります。
ただし、[その4]で書いたように、カンペを作り最低30日間は続けてください。
そして、3か月間続けて習慣化してください。

できるテクニカルライターは、カンペの内容を更新しながら何年も継続しています。
プロの一流選手は何年たってもキャッチボール、素振りなどの基本を大切にします。

あなたの仕事の基本は何でしょうか?

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