書けるのに話すのが下手｜テクニカルライティング～その12～

書けるのに話すことが下手な人がいます。
克服のコツは、５つです。

２つは、ライティングと同じです。
短く書く、一文一義など書くときはできるのに、、（汗）
自信を持ってください。

「結局、何が言いたいの」「要点は何なの」
書けるのに話せない、、、、悲しいやら、悔しいやら、腹が立つやらですね。

"話す"も"書く"と同じです。
書けるのであれば、自信を持ってください。
書くことができる人であれば誰でもできます。
上手く話そうとせずに書くときと同じように話してください。

一文を短く、長くしないでください！

一文が長い説明は、聞いている方も理解しずらくなります。
文章のとき以上に伝わりません。

「週末に予定されいる出張についてですが、台風が近づいてきていることもあり、もし交通機関に影響がでた場合は、来週に延期せざるを得ないと思いますので、その際には、前日の午後３時までにメールで関係者に連絡しようと思いますが、よろしいでしょうか。」

ライターさんなら書けますね。

「週末に予定されいる出張についてです。」
「台風の接近で交通機関に影響がでた場合は、来週に延期します。」
「その際には、前日の午後３時までにメールで関係者に連絡します。」
「この対応でよろしいでしょうか。」

短い文+短い文で説明してください。
これが一番のコツ、ライティングと同じですから自信を持ってください！

 むずかしい言い回し、あいまいな表現をしないでください！

無理にむずかしい言い回しをしないことです。
そして、あいまいな言い方は止めましょう。

いかにして→どうやって
かつては　→〇以前は
故に　　　→だから

可及的に速やかに、出来るだけ早急に
これでは伝わりません！具体的にいつまでですか？

善処する、鋭意努力する、前向きに検討したい、誠心誠意
これでは伝わりません！具体的に何をどうするのですか？

ライティングと同じですから自信を持ってください！

最初に目的を言ってください！

最初に、目的を話すと更に伝わります。
相談なのか、連絡なのか、報告なのかを加えてください。

「週末に予定されいる会議について、報告があります。」
「週末に予定されいる会議について、連絡があります。」
「週末に予定されいる会議について、相談があります。」

簡単ですが大きな効果があります！

事実を伝えてください！

客観的な事実を話してください。
自分の意見、判断、感想が混在していると、事実が正確に伝わりません。
これは、少し意識しないとできません。

例：営業スタッフの訪問結果
「当社の提案を説明した所、提案内容にもご満足いただけたと思うのですが、
　価格的に高いので、厳しいと思っているようでした。」

これは、営業スタッフの意見、判断、感想です。
なぜ、満足いただけたのか？
なぜ、価格的に厳しいと思っているのか？

事実は、こうでした。
「60分間の時間をいただき説明しました。
　提案内容に関しては、他社よりも〇〇の点が優れていると言われました。
　しかし、他社の提示した価格と比べ少し高いと言われました。」

厳しいとは言っていません。
今後のアプローチ次第では、成約に持ち込むことができ可能性があります。

事実を正確に伝えることは、むずかしくありません。
ありのままに伝えればよいだけです。

会話をそのまま話すと効果的です。
私：「提案内容はいかがですか」と聞きました
客：「内容は他社よりいいね」と言われました
私：「どの点が良かったですか」と聞きました
客：「〇〇の点が良かったよ」と言われました
私：「では、弊社の案をご採用いただけますか」と聞きました
客：「いや、価格面では他社が安いんだよ」と言われました
私：「どの程度の価格差がありますか」と聞きました
客：「いや、少しだよ」と言われました

幼稚に聞こえるかもしれませんが、正しく状況が伝わります。

短い文+短い文で説明してください。
ライティングと同じですから自信を持ってください！
自分の意見や感想は、事実を伝えた後で話してください。

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結論から話してください！

結論から話してください。

例：営業スタッフの訪問結果
「それが相手の方がお忙しくて、何度も頑張ってアプローチしたのですが、中々アポイント取れませんでしたが、何度も頑張って連絡すると、こちらの誠意が伝わったのか、ようやくアポイントが取れ、〇月〇日に訪問しましたが、残念なことに短い時間しかいただけなくて、それでも何とかお伝えしようと思い一生懸命説明しましたが、やはり時間が不足してしまい、再訪問して説明することになりました。私としてはある程度はご理解ただいたと思うのですが、再訪問時にはどのように説明すべきなのかを検討しています。」

これでは伝わりません！

「〇月〇日に訪問しました。」
「しかし、15分と短い時間でしたので、再訪問となりました。」
これで良いのです。

上司は、確認します。
「なぜ、そんな短い時間だったのか？」
「どこまで説明できたのですか？」
「君の感触はどうですか？」
「次回の訪問は、どのように準備していますか？」
それに答えればよいのです。

「〇月〇日に訪問しました。」
「しかし、15分と短い時間でしたので、〇〇までを説明しました。」
「興味を持っていただけたので、〇月〇日に再訪問となりました。」
「そこで、再訪問でのアプローチ方法をご相談させてください。」
これだと更に良いですね。

短い文+短い文も意識してください。
ライティングと同じですから自信を持ってください！

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