ビジネスでは多くの文書を書く機会があります。
メール、各種報告書、提案書、各種連絡文、、、、、
学生時代とは違うのは、正しく伝えることが一番大事という点です。
スッと頭に入ってくる文章を書いてください！
じっくり読まなければわからない文章はダメ、ビジネスでは時間が重要です。
長くても読む気がする文章が書けますが、ほんの一握りです、、、
まずはこのコツを覚えてください、高い文章力を身に付けるのはそれからです！
一番のポイントは、短く書くことを意識することです！
長い文章は、係と受けが複雑になり、誤解を招きやすくなります。
かなり国語力が高くないと書けませんし、読む方も理解するのに時間がかかります。
１文の長さは40～50文字以内
短い文章は誤解を招きません。
短い文章は幼稚に思える、、、、そんなことは決してありません。
主語と述語を対応させる
主語と述語を必ず対応させてください。
「、」で文をつなげると、主語と述語が対応しないミスを犯しやすくなります。
DHAが多く採れる魚は、イワシなどの青魚、青魚以外ではマグロのトロや目の裏にも含まれています。
どこがおかしいかわかりますね。
DHAが多く採れる魚は、、、、、、、、、、、含まれています。
主語と述語が対応していません。
一文一義
1つの文には1つの内容で書くとすっきりし、正しく伝わります。
週末に予定されいるイベントについてですが、もし雨天の場合は中止になりますので、その際には当日の午前9時までにメールでお知らせします。
一文一義で書くと、わかりやすくなります。
- 週末に予定されているイベントのお知らせです。
- 雨天の場合は中止となります。
- イベント当日の午前９時までメールで連絡します。
箇条書きを正しく使う
箇条書きには、文書を短くする効果があります。
しかし、並列の情報以外に箇条書きを使わないでください。
下記は、並列な情報ではありません。
- 製品Aの売り上げが減少している
- 前年と比べて50％も落ち込んでいる
- 他社の新製品が発売された
- 他社製品の価格が安い
- 他社製品の宣伝広告が多い
正しくは、こうです。
製品Aの売上が、前年と比べて50％も落ち込んでいる理由は以下です。
- 他社の新製品が発売された
- 他社製品の価格が安い
- 他社製品の宣伝広告が多い
文字壁は最悪
紙に文字がびっしり埋まっている文書、見ただけで読む気が失せます。
ビジネス文章は論文ではない！
文字の壁は読む気を遮る壁、余白を大切にしてください。（版面率は70％）
高学歴で教養のある人が、よくやってしまう文章です（汗）。
メールは目的を最初に書く
相手に何をして欲しいのか、一目でわかってもらえることが大切です。
文書の目的をタイトルに書いてください。
【相談】営業会議の議題 【連絡】営業会議の開催日時
【依頼】営業報告書の提出期限 【御礼】展示会来訪の御礼
※営業会議について、という書き方をよく見ます。
これは具体的ではないので注意してください、営業会議の何？と思われますね。
長々した表現はしない
不要な語句を削ることを意識してください！
文字の入力方法がわかったら、これから実際に例文を作ってみましょう。
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文字の入力方法がわかったら、例文を作ってみましょう。
ローマ字漢字と仮名漢字の2種類の異なった入力方法があります。
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ローマ字漢字と仮名漢字の2種類の入力方法があります。
長く書かない！
同じ言葉や名称は繰り返さないでください！
写真を印刷するときは、専用紙に印刷することをお薦めします。
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写真を印刷するときは、専用紙を使ってください。
このソフトウエアは、写真を自動で補正するためソフトウエアです。
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このソフトウエアは、写真を自動補正します。
長々した表現は使わないでください！
しかしながら → しかし
しないようにします → しません
解除方法としては → 解除方法は
確認すると言うことが必要 → 確認が必要
どういうふうに表現するか → どう表現するか
～することにより → ～すると
～する必要があります → が必要です
お役所言葉は使わない！
可及的に速やか、善処する、鋭意努力する、あいまいです！
普段から意識して文章と向き合ってください。
様々な学びもいいですが、書くという地味な学びで差をつけてください！
スタートダッシュ！
- 読みやすさのチェック：句読点、漢字の利用頻度、改行等のバランス
- わかりやすさのチェック：誤解される表現はないか
- 不快語のチェック：誰かを傷つけてしまう言葉を使っていないか
- 日本語の誤用チェック：誤った日本語を使っていないか
- 誤字・脱字のチェック：誤字・脱字はないか
- 環境別の見え方チェック：スマホで表示、音声読み上げ
※二重否定表現、冗長な表現、主述関係の不適正もチェックしてくれます。
大企業も申し込むライティング講座です。
書くことは考えることであり、文章を書く「思考力」こそが必要です。
