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【必見】文章を書くのが苦手なあなたへ|たった4つのコツ!

スッと頭に入ってこない文章を書いているとどうなるでしょうか?

たとえば、じっくり読まなければ頭に入ってこない企画書、
下手をすると真剣に読んでもらえません。
折角の良い企画が埋もれてしまいます。勿体ないと思いせんか?

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時間に追われるビジネスシーンです。
ビジネス文書は、小説や学術書ではありません。
スッと頭に入ってくることが必要です。

メールでもそうです。正しく伝わらない文章では評価がどんどん下がります。
文章力がビジネス人生を左右します。

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誤字脱字や文章構成など難しいこともありますが、この4つに注意してください。

その1(超重要)文章が長い!

長い文章は、係と受けが複雑になり、誤解を招きやすくなります。
かなり国語力が高くないと書けません。
読む方も理解するのに時間がかかります。

1文の長さ

1文の長さは、40~50文字以内で書いてください。
短い文章は誤解を招きません。
そして、1つの段落は5文までにしてください。

主語と述語を対応

主語と述語を対応させてください。
「、」で文をつなげると主語と述語が対応しないミスを犯しやすくなります。

DHAが多く採れる魚は、イワシやサバなどの青魚、
青魚以外ではマグロのトロや目の裏の部分にも含まれています。

どこがおかしいかわかりますね。

DHAが多く採れる魚は、、、、、、、、、、、含まれています
主語と述語が対応していません。

DHAが多く採れる魚は、イワシやサバなどの青魚です。
青魚以外ではマグロのトロや目の裏の部分にも含まれています。

f:id:openup21:20220415133243j:plain(スッキリ)

一文一義

一文一義で書いてください。
1つの文には1つの内容で書くとすっきりして正しく伝わります。

週末に予定されいるイベントについてですが、もし雨天の場合は中止になりますので、その際には当日の午前9時までにメールでお知らせします。

一文一義で書くと、

週末に予定されているイベントのお知らせです。
雨天の場合は中止となります。
イベント当日の午前9時までメールで連絡します。

箇条書きの使い過ぎに注意

箇条書きの使い過ぎに注意してください。
箇条書きには、文書を短くする効果があります。
しかし、並列の情報以外に箇条書きを使わないでください。

  • 製品Aの売り上げが減少している
  • 前年と比べて50%も落ち込んでいる
  • 他社の新製品が発売された
  • 他社製品の価格が安い
  • 他社製品の宣伝広告が多い
    これらは、並列な情報ではありません。

製品Aの売り上げが減少し、前年と比べて50%も落ち込んでいる理由

  • 他社の新製品が発売された
  • 他社製品の価格が安い
  • 他社製品の宣伝広告が多い
文字壁は最悪

最悪なのは、用紙に文字がびっしり埋まっている文書です。
スッと頭に入るどころか、見ただけで読む気が失せます。

文字の壁は読む気を遮る壁です。

高学歴で教養のある人が、やってしまいがちです。
これが上司だったりすると読まざるを得ません。
しかし、迷惑な話です。<笑>

f:id:openup21:20220219152851j:plain(読む気がしない、、、)

その2:接続詞「が」

「が」には、順接と逆説の意味があります。

逆説:本日は小雨ですが、予定通り運動会を行います。
順接:運動会が行われましたが、そこで私は開会の宣言をしました。

接続詞「が」は使用しない方がよいと思います。

今年は景気がよくありませんでしたが、売上は目標を達成しました。

「が」を使用せずに、

今年は景気がよくありませんでした。
しかし、売上は目標を達成しました。

今年は景気がよくなかったものの、売上は目標を達成しました。

その3:見出しがない

本を読むとき、目次やタイトルを見ると何が書かれているか、
どんな流れで書かれているかわかります。
見出しは情報を伝えるときに必須です。

相手に何をして欲しいのかを一目でわかってもらえるように、
【相談】【連絡】【依頼】【御礼】などを
文書の目的をタイトルに書いてください。

【連絡】営業会議の開催日時
【依頼】営業報告書の提出期限

【営業会議について】という書き方をよく見ます。
これは具体的ではないので注意してください。

f:id:openup21:20220311102323j:plain(わからない、、、)

その4:普通の言葉で書いていない

普通の言葉(口語)で書いてください。高尚だと勘違いしないでください。

  • ✖ いかにして 〇 どのようにして
  • ✖ 少なからず 〇 とても
  • ✖ かつては  〇 以前は
  • ✖ 故に    〇 だから
  • ✖ を有する  〇 持っている

お役所言葉は論外ですが、つい使ってしまいます(汗)。
可及的に速やか、善処する、鋭意努力する、、、、あいまいです!
誰が、いつ、どうするのかを具体的に書いてください。

これだけで、あなたの文章は見違えます。
でも、こんな学びで書く力を高めて未来を変えてください。

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