ファイリングシステムって知っていますか？
ファイリングシステムが注目を浴びた理由
パソコンが今のように普及する前、記録は紙で保存することが常識だった時代です。
ファイリングシステムが注目を浴びていた時代があります。
理由は２つです。
- 一つはスペースの有効活用のためです。
不要な物を保存すれば余分なスペースが必要です。
スペースには限りがありますので、土地代の高い都市部では大問題です。
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もう一つの理由は情報探しの無駄を省くためです。
乱雑に積み上げられた書類の中から必要な情報を探すには時間がかかります。
ビジネスでは時間＝コスト、これも大問題、大きな無駄です。
簡単に言えば整理・整頓の徹底、お片付けの仕組みです。
- 整理：どこに何があるか、わかるようにする
- 整頓：いらないものは、片づける、捨てる
大手の事務機器メーカーを中心にファイリングシステムが提案されました。
- 書類には保管期限を設ける
- 情報のグループ分けをする
- ラベルを張り、積み上げ厳禁
パソコンの普及と記憶容量の増大、ファイリングシステムは注目を失います。
できない人の机の上は雑然、できる人の机の上は整然
雑然とした机、本人は忙しい人を気取っています。
しかし、仕事のできない人が多いのが現実です。
こういう人は、パソコンの中も、整理・整頓できていません。
デスクトップ上は、ショートカットで一杯です。
フォルダー名やファイル名、何の規則性もありません。
こんな人は、頭の中も整理整頓されていません。
整理・整頓しないことが習慣になっているからです。
整然とした机、仕事のできる人はわかっています。
必要な物を必要なときに、すぐに取り出せる、探す時間は、無駄な時間です。
目の前に余計なものがあると、集中できません。
不要なものは、片付けることが大切だと知っています。
そして、頭の中も整理・整頓する習慣が身に付いています。
電子化は大いに結構ですが、、、
確かに、検索システムを使えば雑然とした中から情報を取り出せます。
でも、それにもコストが掛かっていますし、的確な検索ワードも必要です。
電子化は大いに結構ですが、ファイリングシステムを学んでみませんか？
あなたの仕事の能力を高めてくれるはずです。
昔を知っているオジサンの戯言では片づけないでください！
便利なツールは人を退化させるかも、、、
- 電話番号を覚えなくなくなりました！
- 道順も覚えなくなくなりました！
- 自然を見て天候を予測することもできなくなりました！
AIの登場も人の思考力を退化させるのではないでしょうか？
こんな時代だからこそ大切！
