新人教育は自分を見直すチャンス｜その8：ビジネス文書の書き方を教えよう！

絶好のチャンス到来

新社会人さんがやってくる季節です。

教えながら自分を振り返ることができる絶好のチャンスです。

ビジネス文書の書き方を教えよう！

ビジネスでは多くの文書を書く機会があります。
メール、各種報告書、提案書、各種連絡文、、、、、

学生時代とは違うのは、正しく伝えることが一番大事という点です。
スッと頭に入ってくる文章を書いてください。
じっくり読まなければわからない文章はダメです。

詳細は専門の本を読んでください。

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私が、諸君にやってもらいたくない幾つかのポイントを話します。
これをやられると、読む気がしなくなります（笑）、、、

長々した文書！

長い文章は、係と受けが複雑になり、誤解を招きやすくなります。
かなり国語力が高くないと書けませんし、読む方も理解するのに時間がかかります。

短い文章は誤解を招きません。
短い文章は幼稚に思える、、、、そんなことは決してありません。

１文の長さは40～50文字以内

「、」で文をつなげると、主語と述語が対応しないミスを犯しやすくなります。

DHAが多く採れる魚は、イワシなどの青魚、
青魚以外ではマグロのトロや目の裏にも含まれています。

どこがおかしいかわかりますね。

DHAが多く採れる魚は、、、、、、、、、、、含まれています。

主語と述語が対応していません。
一文一義
1つの文には1つの内容で書くとすっきりし、正しく伝わります。

週末に予定されいるイベントについてですが、もし雨天の場合は中止になりますので、その際には当日の午前9時までにメールでお知らせします。

一文一義で書くと、わかりやすくなります。

週末に予定されているイベントのお知らせです。
雨天の場合は中止となります。
イベント当日の午前９時までメールで連絡します。

　　　
文字壁は最悪

紙に文字がびっしり埋まっている文書、見ただけで読む気が失せます。

　　　ビジネス文章は論文ではない！

文字の壁は読む気を遮る壁、余白を大切にしてください。（版面率は70％）

高学歴で教養のある人が、よくやってしまいます（汗）、、、
箇条書きを正しく使う
箇条書きには、文書を短くする効果があります。
しかし、並列の情報以外に箇条書きを使わないでください。

下記は、並列な情報ではありません。

・製品Aの売り上げが減少している
・前年と比べて50％も落ち込んでいる
・他社の新製品が発売された
・他社製品の価格が安い
・他社製品の宣伝広告が多い

正しくは、、、、

製品Aの売上が、前年と比べて50％も落ち込んでいる理由は以下です。
・他社の新製品が発売された
・他社製品の価格が安い
・他社製品の宣伝広告が多い